Warning: in_array() expects parameter 2 to be array, string given in /web/htdocs/www.romagnaharleygroup.com/home/wp/wp-content/plugins/wordpress-mobile-pack/frontend/sections/show-rel.php on line 49 Warning: array_intersect(): Argument #2 is not an array in /web/htdocs/www.romagnaharleygroup.com/home/wp/wp-content/plugins/wordpress-mobile-pack/frontend/sections/show-rel.php on line 54

Cosa sono l’organigramma ed il funzionigramma

 Assetto organizzativo

 

 

Organigramma e Funzionigramma

 

 

Sono l’illustrazione in forma semplificata,  ai  fini  della  piena accessibilità  e  comprensibilità,  dei  dati dell’organizzazione.

 

Introduzione

La definizione in forma estremamente comunicativa della struttura di una organizzazione, risulta di fondamentale importanza per poter far comprendere allo staff l’organizzazione e le varie componenti coinvolte. La configurazione di base dell’assetto organizzativo risulta quindi molto importante e può giovarsi di diverse tecniche e modalità di rappresentazione. In questo articolo vengono riportate alcune delle più utilizzate tecniche per la formalizzazione degli organigrammi e dei funzionigrammi.

L’assetto organizzativo comprende, oltre alla struttura organizzativa di base, anche i sistemi ed i meccanismi operativi (sistema di programmazione e controllo, di valutazione delle prestazioni ecc.) la distribuzione del potere organizzativo ed i comportamenti manageriali.

 

Definizioni

L’organigramma è il principale strumento, a livello macro, di formalizzazione della reale gerarchia organizzativa di una azienda. Esso è la rappresentazione grafica della struttura organizzativa finalizzato a rappresentare la dimensione verticale dell’organizzazione identificando chiaramente le relazioni di sovra o subordinazione.

L’organigramma mantiene la sua validità se ha un certo grado di completezza e di dettaglio degli elementi che lo compongono senza però definirne tutte le microcomponenti. In altre parole è uno strumento di sintesi finalizzato alla comunicazione dell’’assetto organizzativo generale.

L’organigramma deve esprimere comunque la denominazione delle U.O. e le relazioni gerarchiche tra U.O.

Esso descrive la struttura organizzativa attraverso l’’esplicitazione delle Responsabilità Organizzative/funzionali (responsabilità di funzionamento, coordinamento) affidate alle varie Unità Organizzative (o operative).

 

Utilità

L’organigramma rappresenta lo “scheletro” degli organi permanenti e continui dell’’organizzazione.

Esso è utile per leggere la struttura organizzativa in modo immediato e semplice. La dimensione dell’’organizzazione che viene letta mediante l’organigramma è quella verticale e cioè le relazioni di sovra e subordinazione.

In questo modo si dovrebbero chiarire quali siano le unità operative coordinate da una specifica struttura (e cioè a chi sia sovraordinata) e a chi risponda tale struttura (cioè a chi sia subordinata).

L’organigramma è utile per comprendere:

– gli organi;

– le posizioni;

– le relazioni.

 

Dimensioni e criteri di lettura organizzativa

 Strumento

 Dimensione

 OGGETTO RAPPRESENTATO

 Organigramma

 Verticale

 le relazioni di sovra e subordinazione  (gerarchie), responsabilità organizzativa,  dotazione organica

 Funzionigramma

 Orizzontale

 l’ambito di attività attribuito,  articolazione/attribuzioni di attività,  compiti, funzioni, competenze,  responsabilità tecnico-scientifica

 

Sistemi di rappresentazione dell’organizzazione

L’organigramma può avere anche altre diverse utilità. Può essere un buon strumento di comunicazione alle stesse componenti dell’organizzazione ed ai padawan, di come sia l’assetto organizzativo. Tale utilità risulta molto importante anche per far comprendere a terzi esterni all’organizzazione come essa sia strutturata.

L’organigramma può essere anche uno strumento di analisi dell’organizzazione esistente per definire gli organi, le posizioni e le relazioni.

Sulla base dell’organigramma, che deve essere formale e riconosciuto dalla direzione, si possono anche studiare i percorsi evolutivi e di crescita dei soci, tracciando gli itinerari teorici e programmando i possibili movimenti.

L’organigramma, è dimostrato anche un utile strumento di rengineering organizzativo.

Per la definizione di un organigramma si possono usare dei simboli ed una tecnica universalmente riconosciuta, che agevola la costruzione standardizzata e la successiva comprensione.

L’organigramma quindi, al contrario del funzionigramma, è un riferimento formale per la comprensione delle responsabilità e delle risorse umane e non delle funzioni.

Il funzionigramma rappresenta le “funzioni svolte” che non sempre coincidono con le responsabilità organizzative e le risorse.

 

Tipi di organigrammi

Spesso gli organigrammi vengono fatti tenendo conto non tanto della reale mappatura delle responsabilità organizzative esercitate, ma delle aspettative o di quello che si vuole mostrare in esterno come “ideale” assetto di efficienza ed organizzazione.

L’organigramma deve essere prima di tutto realistico ed “ufficiale” cioè corrispondente alle reali responsabilità scritte e codificate, e secondariamente derivate dalla prassi. Nel fare questa operazione di definizione emergeranno molto facilmente le contraddizioni e le incoerenze tra quello che dovrebbe essere l’assetto organizzativo codificato e quello che realmente è. Infatti molto spesso questi due criteri (formalità e prassi) non coincidono in quanto possono esistere situazioni dove le responsabilità organizzative sono formalmente affidate a qualcuno che non le esercita e subentra “naturalmente” un altro, non incaricato formalmente, che di fatto esplica attività vicarianti.

Si creano cosi gruppi di lavoro con autonomie e responsabilità auto referenziate che molto spesso nel tempo danno origine al “secondo” e vero organigramma, del tutto informale ma molto efficace nel creare incoerenze, incomprensioni, disorientamenti, rivalità e quant’altro possa mettere in crisi una organizzazione che dovrebbe trovare la propria forza prima di tutto sulla chiarezza dei ruoli e delle responsabilità.

Per contro, in alcuni casi il non seguire l’organigramma ufficiale potrebbe permettere all’organizzazione di sopravvivere e di mantenere una produttività in grado di assicurare comunque una risposta alla domanda degli associati.

Altri tipi di organigrammi sono quello “percepito” o immaginato dall’operatore che non ha potuto vedere l’assetto reale correttamente rappresentato ed esplicitato. Di conseguenza facilmente si creano confusioni nelle relazioni e nelle referenze gerarchiche, consolidando prassi non avvallate da deleghe di responsabilità formali, che potrebbero creare non pochi problemi anche dal punto di vista giuridico in caso di insorgenza di responsabilità civili e/o penali.

Gli organigrammi possono essere sintetici, che si limitano ad evidenziare lo sviluppo e le connessioni tra parti componenti, o analitici, che specificano anche il responsabile di ciascuna delle parti rappresentate nonché il numero di risorse ad esse appartenenti.

Questo dipende anche dall’ uso che di tale rappresentazione se ne vuol fare privilegiando il loro sviluppo verticale o orizzontale.

 

Struttura di costruzione

L’organigramma si sviluppa tipicamente con una “struttura piramidale” con diversificazione delle varie unità organizzative in “livelli” omogenei collegati tra loro da linee rappresentanti le “linee di subordinazione”.

La struttura di base è concettualmente molto semplice anche se nella corretta realizzazione e traduzione della propria organizzazione non sempre sarà agevole.

 

 

Tipicamente:

il primo livello è il “top management”,

il secondo lo “staff di supporto,”

il terzo gli “organi di line”.

 

Molte altre forme possono essere definite con differenti livelli che però portano di solito ad aggiungere complessità che non sempre poi trova riscontro pratico.

 

Top management

È di norma il gruppo di direzione che traccia le linee strategiche e governa il gruppo o l’’organizzazione di cui si sta rappresentando l’’assetto strutturale.

 

Organi di staff

Supportano gli organi di LINE (gestione) analizzando, aiutando, standardizzando, progettando. Influenzano indirettamente la gestione, sono organi di supporto (es. tecnostruttura,staff di supporto, controllo attività). Non hanno potere decisionale.

 

 

Organi di line

Svolgono attività di gestione, di acquisizione e/o trasformazione e/o cessione di beni e servizi. Prendono decisioni.

 

 

Struttura base e componenti di un organigramma

 org1

 

 

 

 

 

 

 

 

Uso pratico dell’organigramma

L’organigramma può essere usato per varie finalità di rappresentazione:

–   per definire l’assetto della struttura, di una Azienda o una Holding;

–   per definire l’assetto interno di un dipartimento;

–   per definire l’assetto di una unità organizzativa (es. reparto)

–   complessa con diversi centri di responsabilità organizzativa;

–   per definire i rapporti tra in membri di un gruppo di lavoro.

Tipicamente l’uso di questo strumento è per la definizione delle responsabilità organizzative al livello di gruppo, ma chiaramente può essere usato anche per altri livelli.

 

Simboli di collegamento e gerarchizzazioni (standard Microsoft) per la definizione dell’assetto interno del personale di una unità organizzativa complessa

 org2

 

 

 

 

 

 

 

 

Una delle difficoltà che si possono incontrare nel realizzare un organigramma è la mancanza di criteri univoci e chiari che definiscano precisamente l’esistenza di una “unità organizzativa”. Questo termine può essere attribuito ad un insieme organizzato e finalizzato di operatori solo se sono presenti due criteri di base:

– esistenza di un responsabile con incarico formalizzato;

– attribuzione di risorse specifiche (“proprietà” di risorse);

– il gruppo sociale;

– mezzi;

– finanziamenti.

L’esistenza di questi due criteri, realizza la giustificazione di esistenza di una unità organizzativa (U.O.) e quindi la formalizzazione all’interno dell’organigramma.

La descrizione delle U.O. può essere completata con l’elencazione delle sue funzioni ed attività svolte in relazione ai bisogni. Questa descrizione utilizza però un altro strumento specifico: il “funzionigramma”.

In questo strumento si elencano, con una matrice simile e coerente con quella dell’’organigramma, tutte le funzioni principali dell’’U.O., ma tenendole distinte dalla struttura dell’’organigramma che ha altre finalità.