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Organizzare eventi

Come organizzare un evento

Per organizzare un evento occorre prima dare “corpo” all’idea (cosa non semplice).

Ecco una traccia con indicazioni utili per strutturare un buon progetto:

  1. Dare un nome al progetto.

  2. Porsi degli obiettivi, immediati o futuri, perché si organizza l’evento e con quali scopi.

  3. Valutare e considerare a chi ci si rivolge (target): esempio, se si organizza un concerto di musica classica o un festival hip hop, i potenziali spettatori saranno diversi e con caratteristiche specifiche di cui bisogna tener conto.

  4. Risorse (umane ed economiche):

    – verificare il budget, quantificare le risorse economiche necessarie;

    – analizzare i fondi e i possibili costi ed eventuali sponsor;

    – valutare le persone che collaboreranno alla realizzazione;

    – valutare ciò che si ha già a disposizione che possa essere utile (immobili/spazi, mezzi di trasporto, scenografie, contatti, colleghi, amicizie, competenze proprie….).

  5. Promozione: scegliere quali canali utilizzare, scegliere un tono/slogan per le comunicazioni  da inviare tramite posta elettronica-mailing list etc. Predisporre piano di distribuzione di materiale cartaceo (manifesti, volantini e locandine).

  6. Luogo: ipotizzare un luogo dove realizzare il progetto e prendere informazioni per verificarne i costi e la fattibilità.

  7. Articolazione: suddividere il progetto in fasi di realizzazione e individuare i referenti delle singole azioni (es. location: chi si occupa del sopralluogo e verifica delle attrezzature disponibili).

  8. Tempi: definire il più possibile dettagliatamente i tempi di organizzazione e realizzazione (giorni, orari, durata …) dell’iniziativa.

 

Consigli su come organizzare un evento in maniera semplice ed efficace

Nella vita di tutti i giorni accade sovente che ci sia qualcosa da festeggiare o promuovere sia per motivi di società, sia per motivi privati legati alla famiglia o agli amici. E’fondamentale capire a chi ci si rivolge e quale sarà  l’obiettivo della nostra organizzazione. Ogni cosa dovrebbe essere pensata prima e messa su carta per considerare la fattibilità di ogni progetto e spuntare ogni elemento portato a termine. Elenchiamo alcuni punti fondamentali sui quali rotea l’organizzazione di un qualsiasi evento ben strutturato.

Descrizione sommaria dell’evento in programma:
Scrivere tutto quello che riguarda l’organizzazione: da cosa bisogna acquistare, cosa già  abbiamo, chi chiamare, chi necessariamente deve essere invitato, la location, i contatti utili. E’possibile anche dimenticarsi di alcuni dettagli ma, avere una lista sotto mano, aiuta senz’altro a scoprire aspetti non considerati al momento. Grazie al confronto con altre persone che magari ci aiutano come amici, che sanno della nostra progettazione in corso, potremo scoprire dettagli importanti da aggiungere.

Definire una location per operare:
Chi organizza qualsiasi manifestazione pubblica o privata che sia dovrebbe avere a disposizione un luogo da dove sarà  possibile gestire il corretto svolgimento del lavoro. Qui sarà  possibile sistemare tutto l’occorrente per i vari allestimenti come: segnaposti, candele, bicchieri, posate, eventuali gadget o oggetti da consegnare agli ospiti e qualsiasi altro oggetto utile.

Fare ogni cosa a suo tempo:
Nella gestione di run, pranzi, cene, ricevimenti di gala e non, aste di beneficenza, party ed in tante altre occasioni certi oggetti o strumenti devono essere trovati e preparati in anticipo. A volte, anche le cose più banali, se non reperite in tempo, possono risultare difficili da acquistare, affittare o portare per una qualsiasi ragione banale a noi oscura in questo momento. A volte queste disattenzioni possono compromettere la riuscita del grande momento che vogliamo mettere in risalto da tempo.

Chiedere l’intervento di amici, conoscenti e vicini:

Non é possibile predisporre tutto il necessario da soli: altre braccia e menti servono sempre. L’dea partirà  da noi o da poche persone con le quali magari collaboriamo. Per pensare a tutto e mettere ogni oggetto al suo posto, al momento giusto, ricevere ogni singolo ospite richiede tempo e molta fatica. Possiamo considerare di delegare ad alcune persone di nostra fiducia alcuni compiti semplici e meno semplici che siano. Questo aiuterà  anche i vostri rapporti con le altre persone. Anche i bambini possono aiutare a sbrigare piccoli compiti, per loro sarà certamente un bel gioco in clima di festa. Poi i vicini possono essere un altro valido aiuto per controllare che nessuno sconosciuto entri presso la nostra proprietà o magari per distribuire degli inviti. Da non dimenticare i ragazzi o studenti che possono aiutarci anche in cambio di una piccola mancia.

Un punto d’incontro:
gli ospiti in arrivo é possibile accoglierli in un punto d’incontro predefinito. Questo é molto utile per non disperdere le persone per le stanze della nostra villa, nell’hotel che abbiamo scelto o comunque presso la location dove il nostro evento avrà luogo. Unire tutti gli invitati presso lo stesso punto é un modo per dar loro il benvenuto, farli accomodare presso un’eventuale sistemazione e fargli gradire un buffet o cocktail prima dell’inizio dell’evento principale da noi organizzato.

A questo punto le persone sono riunite in un meeting point e, se tutto é stato ben pianificato, sarà un gran successo. Questa mini guida intende presentare in pochi punti dei consigli che possono determinare la buona riuscita dell’organizzazione di un evento. Ci sono molti libri a riguardo, documenti sul web ma senza dubbio il buon senso vale sempre ed é l’elemento che può aiutarci in qualsiasi situazione nella vita.

 

 in sintesi

ORGANIZZARE UN EVENTO

Preparazione del progetto

  1. Brief

  2. Lista dei desideri

  3. Piano di comunicazione

  4. Preventivo

Presentazione del progetto

  1. Piano commerciale

  2. Presentazione in Power Point

  3. Presentazione particolareggiata dei singoli eventi

Organizzazione

Comunicazione

  1. Con la stampa

  2. Con gli utenti

  3. In field

Valutazione

  1. Raccolta dati

  2. Decisioni

  3. Domande

  4. Strumenti

 

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