Creare eventi
Scritto da admin il 9 Feb 2015 in | 0 commenti
Creare e produrre eventi di successo
andando per ordine:
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Elementi per fare un grande evento
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Creare l’evento dei vostri sogni
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Caratteristiche e preferenze
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Pianificazione dell’evento – Lista di controllo
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Creare nuove esperienze
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Il viaggio continua
La creatività aiuta e funziona se …
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Il significato di creatività è capito e quando si crede che tutti possono essere creativi;
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Gli impegni sono affrontati con idee e soluzioni originali e innovative;
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Si conoscono valide tecniche di brainstorming da applicare al gruppo.
Elementi per fare un grande evento
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Una meta
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Poco traffico
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Scenario
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Nessun edificio
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Strade in buone condizioni
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Una buona mappa stradale
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Visiva
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Ben scritta
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Punti di riferimento
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La destinazione è speciale
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Cibo buono
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Tempo favorevole
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Possibilità di viaggiare con amici
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Possibilità di conversare
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Soste ogni 140-170 Km (1,5-2 ore)
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Punti di partenza e di arrivo indicati in modo chiaro
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Conclusione del viaggio positiva
Creare l’evento dei vostri sogni
Descrivere l’idea che avete di un evento meraviglioso.
Annotare nuove idee di cose mai fatte prima.
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Scheda preferenze
è utile per stimolare le idee e conoscere quelle degli altri
Caratteristiche e preferenze
Nome e cognome: ________________________________________
Età: under 25 25-35 35-45 45-55 55-65 non posso crederci, ancora vado in moto
Stato di famiglia: celibe/nubile sposato/a separato/a
La mia idea per un piacevole viaggio in moto è: _____________________________________
Il mio tempo libero:
o Tutte le sere o Pomeriggio dei fine settimana o Serate dei fine settimana
I posti che vorrei visitare: ___________________________________________________________________
Le strade preferite:
◊ autostrade ◊ statali ◊ provinciali ◊ comunali ◊ di montagna
Mi piacciono le strade:
◊ tortuose ◊ poco tortuose ◊ curve / rettilinei ◊ curve / rettilinei ◊ piuttosto diritte ◊ curve e tornanti
Dove preferisco mangiare quando sono fuori in moto:
◊ ristorante ◊ trattoria ◊ al sacco ◊ fast food
preferisco giri:
◊ di mezza giornata ◊ tutto il giorno
◊ durante la notte ◊ di più giorni
◊ al mare ◊ in montagna
◊ in pianura ◊ in collina
Pianificazione dell’evento Lista di controllo
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Sviluppare il programma
o Ottenere l’approvazione del Director
o Stabilire lo scopo dell’evento
o Eventuali coperture assicurative
o Definire i requisiti per le risorse
o Stabilire i tempi di lavoro
o Sviluppare una previsione economica
o Creare il programma dell’evento
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Lanciare l’evento
o Articoli / newsletter
o Locandine / Cartoline / Diapositive
o Telefono
o Siti web
o e-mail
o face book & hotline
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Includere i dettagli
o Attrezzature necessarie
o Coordinare i fornitori (hotel, ristoranti, cibo, bevande, musica)
o Cartine stradali
o Bracciali di identificazione (se necessari)
o Fare copie dei moduli (comunicati e manleve)
o Provare il percorso per valutarlo
o Verificare con HRC l’idoneità del percorso
o Procedure di annullamento
o Pacchetti di iscrizione
o Responsabilità dei volontari per ciascun compito affidato
Pianificazione dell’evento Lista di controllo
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Verificare le condizioni
o Effettuare un viaggio sul percorso il giorno prima dell’evento
o Il percorso è ancora adeguato ?
o Vi sono impedimenti ?
o Avete bisogno di adeguare la mappa ?
o Verificare con HRC l’idoneità del percorso
o Report delle previsioni meteo
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Gestire l’evento
o Comunicare con lo staff addetto all’evento
o Essere pronti alle emergenze
o Attenersi al programma
o Accertarsi che lo staff abbia il tempo per il divertimento
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Concludere l’evento
o Concludere l’evento in modo positivo
o Per i partecipanti
o Per i volontari
o Procedure di riscontro
o creare un report
o coordinare il lavoro del Photografer e dell’Editor
Come tirar fuori le idee
Creare nuove esperienze
Il gruppo può essere una valida fonte di idee:
le singole proposte di ognuno dei soci sono sempre un valido stimolo alla creatività altrui, utilizzando questo concetto si incoraggia il gruppo ad essere creativo senza dover esprimere preventivamente pareri o valutazioni.
Creare il gruppo per il Brainstorming
Il gruppo ideale è composto da 6 a 12 persone, quando il numero è maggiore potrebbe risultare troppo difficile da gestire, se inferiore le persone potrebbero sentirsi ”pressate” e quindi scarsamente creative.
Definire il problema in modo chiaro
Mettere a fuoco l’obiettivo. Le nuove idee vengono fuori a seguito di domande specifiche.
Generare idee
Prediligere la quantità piuttosto che la qualità. Lo scopo è far nascere quante più idee possibile, solo dopo si può passare alla fase di affinamento qualitativo.
Definire i tempi
I tempi ottimali, per questa fase di indagine non devono superare i 60 minuti, oltre questi tempi il calo di attenzione sarà inesorabile. Con gruppi di poche persone, in tempi di 15-30 minuti, si possono ottenere risultati efficaci, quando i partecipanti manifestano reciprocamente fiducia e collaborazione.
Incoraggiare le idee stravaganti
Quanto più l’idea è stravagante, tanto migliore potrà essere il risultato. Infatti idee “infattibili” stimolano le reazioni del gruppo;
esagerando all’estremo e considerando che nessuna idea è troppo ridicola o impossibile, si stimola il gruppo ad aprirsi alle novità inattese, alla quali non si sarebbe mai arrivati con un approccio razionale.
Rimandare i giudizi sulle idee
Anche un solo commento valutativo può interrompere il flusso di nuove idee. Se i partecipanti esprimono giudizi, richiamare con gentilezza il rispetto di questa regola.
Rimandare il giudizio sulle idee alla conclusione della sessione di brainstorming. Le idee scaturite dal brainstorming sono importanti in funzione della loro capacità di suggerire altre idee, anche quelle apparentemente insensate sono utili al processo decisorio.
Evitare sempre di esprimere una valutazione, per non distogliere l’attenzione dal punto focale (ciò è produrre nuove idee)
Annotare le idee rapidamente
Elencare e numerare le idee su un foglio o meglio su una lavagna. Scrivere i dettagli per una determinata idea può rallentare il processo e bloccare il flusso dei pensieri.
Partire dalle idee altrui
Ampliarle, ribadendo le proposte già fatte come fonte di ispirazione per le proprie. Associare le idee per esporre nuove possibilità.
Utilizzando le idee già esposte si valorizza la persona comunicando stima e contemporaneamente stimola la generazione di altre idee. Questo è il segreto.
Cause di un fallimento
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Avviso dell’evento una settimana prima dell’evento stesso
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30 minuti in attesa per la registrazione
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Organizzatori disorganizzati
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Viaggio in compagnia di qualcuno che non piace
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Il partecipante trascura il rifornimento di carburante
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Lavori stradali in corso
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Interruzioni lungo la strada
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Cambi di percorso non comunicati al gruppo
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I partecipanti fanno uso di alcoolici – argomento da trattare
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I partecipanti provocano una rissa durante una sosta
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La destinazione del viaggio è sconosciuta il run non è a sorpresa
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Non ci sono sufficienti Road Captains nel gruppo
Il viaggio continua
A conclusione di ciò che avete ascoltato, discusso e assimilato, elencate tre cose che da subito, farete diversamente.
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