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Creare eventi

Creare e produrre eventi di successo

 andando per ordine:

  • Elementi per fare un grande evento

  • Creare l’evento dei vostri sogni

  • Caratteristiche e preferenze

  • Pianificazione dell’evento – Lista di controllo

  • Creare nuove esperienze

  • Il viaggio continua

La creatività aiuta e funziona se …

  • Il significato di creatività è capito e quando si crede che tutti possono essere creativi;

  • Gli impegni sono affrontati con idee e soluzioni originali e innovative;

  • Si conoscono valide tecniche di brainstorming da applicare al gruppo.

 

Elementi per fare un grande evento

  • Una meta

  • Poco traffico

  • Scenario

  • Nessun edificio

  • Strade in buone condizioni

  • Una buona mappa stradale

    •  Visiva

    • Ben scritta

    • Punti di riferimento

  • La destinazione è speciale

  • Cibo buono

  • Tempo favorevole

  • Possibilità di viaggiare con amici

  • Possibilità di conversare

  • Soste ogni 140-170 Km (1,5-2 ore)

  • Punti di partenza e di arrivo indicati in modo chiaro

  • Conclusione del viaggio positiva

 

Creare l’evento dei vostri sogni

Descrivere l’idea che avete di un evento meraviglioso.

Annotare nuove idee di cose mai fatte prima.

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 Scheda preferenze

è utile per stimolare le idee e conoscere quelle degli altri

 

 

Caratteristiche e preferenze

 Nome e cognome: ________________________________________

Età:     under 25     25-35     35-45     45-55     55-65   non posso crederci, ancora vado in moto

Stato di famiglia:         celibe/nubile                 sposato/a                  separato/a

 

La mia idea per un piacevole viaggio in moto è: _____________________________________

 

Il mio tempo libero:

o  Tutte le sere          o  Pomeriggio dei fine settimana          o  Serate dei fine settimana

I posti che vorrei visitare: ___________________________________________________________________

Le strade preferite:

◊  autostrade      ◊  statali      ◊  provinciali      ◊  comunali     ◊  di montagna

 

Mi piacciono le strade:

◊  tortuose     ◊  poco tortuose     ◊  curve / rettilinei     ◊  curve / rettilinei     ◊  piuttosto diritte     ◊  curve e tornanti

 

Dove preferisco mangiare quando sono fuori in moto:

 ◊   ristorante                 ◊   trattoria                   ◊   al sacco                       ◊   fast food

 

 

preferisco giri:

◊  di mezza giornata                  ◊  tutto il giorno

◊  durante la notte                      ◊  di più giorni

◊  al mare                                     ◊  in montagna

◊  in pianura                                 ◊  in collina

 

Pianificazione dell’evento   Lista di controllo

 

  1. Sviluppare il programma

o  Ottenere l’approvazione del Director

o  Stabilire lo scopo dell’evento

o  Eventuali coperture assicurative

o  Definire i requisiti per le risorse

o  Stabilire i tempi di lavoro

o  Sviluppare una previsione economica

o  Creare il programma dell’evento

  1. Lanciare l’evento

o  Articoli / newsletter

o  Locandine / Cartoline / Diapositive

o  Telefono

o  Siti web

o  e-mail

o  face book & hotline

  1. Includere i dettagli

o  Attrezzature necessarie

o  Coordinare i fornitori   (hotel, ristoranti, cibo, bevande, musica)

o  Cartine stradali

o  Bracciali di identificazione (se necessari)

o  Fare copie dei moduli (comunicati e manleve)

o  Provare il percorso per valutarlo

o  Verificare con HRC l’idoneità del percorso

o  Procedure di annullamento

o  Pacchetti di iscrizione

o  Responsabilità dei volontari per ciascun compito affidato

 Pianificazione dell’evento   Lista di controllo

  1. Verificare le condizioni

o  Effettuare un viaggio sul percorso il giorno prima dell’evento

o  Il percorso è ancora adeguato ?

o  Vi sono impedimenti ?

o  Avete bisogno di adeguare la mappa ?

o  Verificare con HRC l’idoneità del percorso

o  Report delle previsioni meteo

  1. Gestire l’evento

o  Comunicare con lo staff addetto all’evento

o  Essere pronti alle emergenze

o  Attenersi al programma

o  Accertarsi che lo staff abbia il tempo per il divertimento

  1. Concludere l’evento

o  Concludere l’evento in modo positivo

o  Per i partecipanti

o  Per i volontari

o  Procedure di riscontro

o  creare un report

o  coordinare il lavoro del Photografer e dell’Editor

 

 

Come tirar fuori le idee

 

 

Creare nuove esperienze

Il gruppo può essere una valida fonte di idee:

le singole proposte di ognuno dei soci sono sempre un valido stimolo alla creatività altrui, utilizzando questo concetto si incoraggia il gruppo ad essere creativo senza dover esprimere preventivamente pareri o valutazioni.

Creare il gruppo per il Brainstorming

Il gruppo ideale è composto da 6 a 12 persone, quando il numero è maggiore potrebbe risultare troppo  difficile da gestire, se inferiore le persone potrebbero sentirsi ”pressate” e quindi scarsamente creative.

 

Definire il problema in modo chiaro

Mettere a fuoco l’obiettivo. Le nuove idee vengono fuori a seguito di domande specifiche.

 

Generare idee

Prediligere la quantità piuttosto che la qualità. Lo scopo è far nascere quante più idee possibile, solo dopo si può passare alla fase di affinamento qualitativo.

 

Definire i tempi

I tempi ottimali, per questa fase di indagine non devono superare i 60 minuti, oltre questi tempi il calo di attenzione sarà inesorabile. Con gruppi di poche persone, in tempi di 15-30  minuti, si possono ottenere risultati efficaci, quando i partecipanti manifestano reciprocamente fiducia e collaborazione.

Incoraggiare le idee stravaganti

Quanto più l’idea è stravagante, tanto migliore potrà essere il risultato.  Infatti idee “infattibili” stimolano le reazioni del gruppo;

esagerando all’estremo e considerando che nessuna idea è troppo ridicola o impossibile, si stimola il gruppo ad aprirsi alle novità inattese, alla quali non si sarebbe mai arrivati con un approccio razionale.

Rimandare i giudizi sulle idee 

Anche un solo commento valutativo può interrompere il flusso di nuove idee. Se i partecipanti esprimono giudizi, richiamare con gentilezza il rispetto di questa regola.

Rimandare il giudizio sulle idee alla conclusione della sessione di brainstorming.  Le idee scaturite dal brainstorming sono importanti in funzione della loro capacità di suggerire altre idee, anche quelle apparentemente insensate sono utili al processo decisorio.

Evitare sempre di esprimere una valutazione, per non distogliere l’attenzione dal punto focale (ciò è produrre nuove idee)

Annotare le idee rapidamente

Elencare e numerare le idee su un foglio o meglio su una lavagna. Scrivere i dettagli per una determinata idea può rallentare il processo e bloccare il flusso dei pensieri.

Partire dalle idee altrui

Ampliarle, ribadendo le proposte già fatte come fonte di ispirazione per le proprie.  Associare le idee per esporre nuove possibilità.

Utilizzando le idee già esposte si valorizza la persona comunicando stima e contemporaneamente stimola la generazione di altre idee.  Questo è il segreto.

  

 

 

Cause di un fallimento

  1. Avviso dell’evento una settimana prima dell’evento stesso

  2. 30 minuti in attesa per la registrazione

  3. Organizzatori disorganizzati

  4. Viaggio in compagnia di qualcuno che non piace

  5. Il partecipante trascura il rifornimento di carburante

  6. Lavori stradali in corso

  7. Interruzioni lungo la strada

  8. Cambi di percorso non comunicati al gruppo

  9. I partecipanti fanno uso di alcoolici – argomento da trattare

  10. I partecipanti provocano una rissa durante una sosta

  11. La destinazione del viaggio è sconosciuta il run non è a sorpresa

  12. Non ci sono sufficienti Road Captains nel gruppo

 

 

Il viaggio continua

A conclusione di ciò che avete ascoltato, discusso e assimilato, elencate tre cose che da subito, farete diversamente.

 

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3 _________________________________________________________